Transparence et accès aux données : une responsabilité pour les organisations
En 2025, la question du règlement européen sur la protection des données (GDPR) reste plus que jamais d’actualité. L’exigence de transparence, visant à améliorer l’information des usagers et à simplifier l’exercice de leurs droits, constitue un véritable défi pour les organisations.
Le droit d’accès permet à toute personne de savoir :
- Si des données la concernant sont traitées et dans quel but.
- D’en prendre connaissance dans un format compréhensible.
- De vérifier leur exactitude.
Il s’agit d’un élément essentiel pour établir une relation de confiance entre les usagers et les organismes collectant ces informations.
Un enjeu organisationnel et technique
Mettre en place cette transparence implique de relever deux défis techniques :
Comment identifier un usager dans les systèmes d’information ?
Quels systèmes contiennent ces données et comment les retrouver efficacement ?
Ces questions sont cruciales pour garantir une gestion industrielle du droit à l’information, permettant d’offrir une réponse rapide et fiable aux usagers.
Les étapes clés pour une gestion efficace du droit à l’information
1. Identification des données
Il s’agit de collecter les informations uniques permettant d’identifier une personne : nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone, NIR… Une analyse technique, appuyée sur des référentiels (dictionnaires ou ontologies prédéfinis comme dans certains produits de datacatalogue), permet d’assurer une identification fiable.
2. Recherche centralisée des données
Cette étape consiste à analyser les métadonnées (les données qui décrivent les données) des systèmes d’information pour repérer les tables, documents et fichiers contenant les informations de l’usager. Une approche manuelle peut être envisageable pour les SI simples, mais une approche outillée (avec des outils tel qu’un datacatalogue) est souvent indispensable pour garantir une couverture exhaustive des informations.
3. Audit des volumes de données
Une fois les systèmes identifiés, l’objectif est de localiser précisément les enregistrements associés à l’usager (dans les bases de données, documents, emails, etc.). Les outils de datacatalogue permettent d’accélérer cette détection lorsqu’ils peuvent interagir avec les métadonnées mais aussi (et surtout) les données.
4. Extraction et mise à disposition des données
Lorsque les informations ont été identifiées, il devient possible d’extraire et de présenter à l’usager une vision exhaustive de ses données. Selon les obligations réglementaires, plusieurs actions peuvent être mises en place :
- Transmission des données à l’usager,
- Suppression des données des systèmes,
- Conservation des données anonymisées tout en maintenant la cohérence des systèmes.
Une approche industrielle de la gestion du droit à l’information facilitée par des outils adaptés
En synthèse, la gestion du droit à l’information est un enjeu complexe qui doit être intégré dès la conception des systèmes et des processus. Heureusement, des solutions (comme le module MyDataCatalogue de Phoenix ) permettent de cartographier et de recenser les données des usagers dans les systèmes d’information, facilitant ainsi leur identification et leur gestion.
De plus son intégration à la plateforme Phoenix offre une automatisation complète des processus de gestion du droit à l’information : formulaires de consentement, demandes d’accès, vérification et extraction des données… Un composant indispensable pour une stratégie data efficace et conforme aux exigences réglementaires !
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